Att leda med mod och genomförandekraft i osäkra tider.

Osäkra tider och kris-situationer kräver ledarskap. Hur kan du vara en effektiv ledare genom kris, kaos och oro? Vilket ledarskap krävs före-, under- och efter krisen? Hur leder du när kaoset infinner sig?

Under det senaste året har min nyfiken på ledarskap i osäkra tider gjort att jag frågat, undersökt och lyssnat på ledare i olika positioner. Jag har frågat män och kvinnor, unga vuxna, vuxna och vuxna-vuxna i olika ledarpositioner. De har befunnit sig i både offentlig sektor och inom privata marknaden i olika branscher.

Frågorna jag ställt har till stor del handlat om ledarskap i osäkra tider, till exempel:

• Hur är en bra ledare i osäkra tider eller kris?
  Exempel på svar: - En ledare tar tag i krisen och leder med auktoritet och tydlighet.
• Vad krävs för att bibehålla engagemanget i organisationen under osäkra tider eller kris?
  - En ledare som ser, lyssnar, frågar och informerar samt ger feedback, fast det är kris.
• Går det att öka engagemanget under en kris och i så fall hur?
  - Om vi är samspelta och går ur krisen utan för många skador så är möjligheterna stora att engagemanget ökar. Det behövs firas, bekräftas och lyftas fram som team och laget före jaget. 

Undersökningen har givit både förväntade och lite oväntade svar. Svar som kan kopplas till forskning samt nya perspektiv och dimensioner från den värld vi lever i idag. Två viktiga frågor vi tar med oss in i denna text är:

1. Hur säkerställer vi att ledaren kan fortsätta leda oss genom krisen på ett sätt som vi vill med kontroll, närvaro och nödvändig auktoritet?
2. Hur säkerställer vi att krishanteringen inte glömmer bort människor som utsätts för krisen eller som har att hantera verksamheten? 

Osäkra tider
De senaste åren har varit omtumlande för många av oss, osäkra tider med många inslag av yttre händelser som vi inte direkt kan påverka. Yttre påverkan som pandemi, krig på nära håll, inflation, säkerhetsläge, försvagad krona, turbulent politik och turbulenta relationer i världen, stopp i leveranser, förhöjda kostnader, extremväder. Listan kan göras lång och nu senast, slukhål. Tänk dig att du är chef på Trafikverket och ytterst ansvarig för vägnätet, du blir väckt mitt i natten med orden.
–E6 har försvunnit i ett jordskred och det har skapats slukhål på vissa ställen i Västsverige!
Vad krävs det för ledarskap att hantera den situationen? 

Att leda i osäkra tider kräver mod, genomförandekraft och engagemang. Men vad händer med oss när vi får oväntade besked som vi inte räknat med och som drar bort mattan från våra fötter? Vad händer med klimatet i en organisation som befinner sig i kris och hur mår människorna? 

Innan kris
Här kan du som chef och ledare göra stor skillnad. Oro, kriser och katastrofer kan hanteras bättre med bättre förberedelser. Tre frågor vi lyfter här är:

1. Krisplanen och hur aktuell, anpassad och förankrad den är samt hur väl tränade vi är på att agera efter den?
2. Inkluderas medarbetare i planen, hur vi agerar gentemot varandra i en kris och vad som krävs?
3. Hur väl du känner dina medarbetare, som individer och som grupp, i deras tidigare reaktioner på kris och osäkerhet?

Har du skaffat dig koll på dessa tre frågor, gjort din planering och har samtalat om svårare frågor med medarbetarna, har du mycket större förutsättningar att hantera oväntade kriser och oroliga tider. 

Kaosfasen
Tänk dig att det plingar till i din inkorg och du är kallad till ett extra insatt möte tillsammans med dina kollegor. Ni möter upp chefen som kommunicerar informationen:

"Den ekonomiska utvecklingen är tuff och vår prognos framöver ser mörk ut, med den bakgrunden kommer vi att behöva varsla 20% av alla anställda!”

Då hamnar vi i den så kallade ”kaosfasen”.

När vi får besked om en oväntad förändring som vi ogillar, slår det till på alla kanaler för känslor och tankar och vi kastas mellan hopp och förtvivlan.
–Nej, jag vill inte sluta.
–Hur ska det bli med min familj och amorteringarna på huset och räkningarna?

När vi inte vet hur saker och ting ska bli vid en kris eller förändring kommer ofta känslan av uppgivenhet. Vissa kanske upplever en kris för första gången. Du som ledare har vetat om informationen ett tag och är redan förbi "Point of No Return". Men nu står du med alla medarbetare som nyss klivit in i kaosfasen.
När du som ledare ska förmedla hur ni ska hantera situationen har de flesta slutat lyssna, de är i kaosfasen. Känslan av panik sprider sig i lokalen.

Under krisen 
Har du nu en krisplan att hålla dig till, är det en styrka. Då behöver du inte själv tänka ut vad som behöver göras för att hålla verksamheten igång när du behöver ha tid och energi för att ta gruppen genom kaosfasen. Att du driver konkreta uppgifter, fortsätter delegera gör att människor får konkreta uppgifter att utföra. Det är ofta bra medicin mot upplevd förtvivlan. Vissa behöver även prata av sig och bli lyssnade på. Att exekvera på en plan betyder inte att man inte kan visa medmänsklighet.

När allt fler medarbetare kan hantera sina uppgifter utan att oron tar över igen, börjar ni komma igenom kaosfasen. En yttre kris kan fortfarande verka på er men ni kontrollerar era aktiviteter för att hantera den.

Krisplanen, om du har en, kan vara ovärderlig i kaosfasen.

• Den säkerställer att er verksamhet fortsätter fungera genom en kris.
• Du inger förtroende och visar ledarskap när du fortsätter utföra dina uppgifter genom en kaosfas.
• Det blir möjligt att delegera uppgifter till medarbetare som behöver det och till de som verkligen kan hjälpa till.
• Du får tid att hantera oroliga eller ledsna människor som kan behöva stöd för att komma tillbaka i verksamhet.

Har du har implementerat täta 1-till-1 samtal och gruppavstämningar kan du både stödja medarbetare och plocka upp de som kan bidra.

Att leda i osäkra tider

Oavsett om det är före, under eller efter kris, ta hjälp. Involvera medarbetares erfarenheter och idéer. Låt alla komma till tals. Det finns så mycket klokhet i alla organisationer som ibland inte får möjlighet att komma fram. Låt alla få komma med idéer om hur ni ska lösa situationen, en möjlighet för alla att påverka den krisplan ni har.

Du behöver ta fram en krisplan och involvera, engagera och be om hjälp. Introducera och repetera krisplanen.

Finns det en krisplan på din arbetsplats, som även inkluderar medarbetare och mående?

När det är kris på arbetsplatsen och alla är i kaosfasen är det viktigt att du som chef erkänner situationen och bekräftar läget. Var transparant och berätta om sanningen. Du behöver ta ett tydligt kommando och bekräfta att planen följs. Du behöver en tydlig kommunikation och informera med uppföljningar, både på individ- och gruppnivå. Återkoppla ofta om läget och om eventuella förändringar.

Sammanfattning
Att leda i osäkra tider är en utmaning men ta med dig följande:

Före kris

• Ta fram en krisplan som har till syfte att eliminera kriser och bibehålla eller öka engagemanget hos alla medarbetare. 
• Be om hjälp och involvera medarbetarna i framtagning av krisplanen.
• Introducera planen för nyanställda och se över planen inför varje år, engagera gärna medarbetare i arbetet.
• Träna på krishantering.
• Ju bättre förberedd, tränad enligt krisplanen, desto bättre klarar du och dina medarbetare osäkra tider och svåra kriser i framtiden.

Under kris

• Ta kommandot, ställ om och följ krisplanen
• Följ upp på individ- och gruppnivå
• Lyssna av medarbetare som upplever kaos eller oro

Att du håller kursen och arbetar enligt krisplanen hjälper dig och dina medarbetare genom situationer av kaos. Att kunna lyssna samtidigt som du leder enligt plan är viktigt här.

Efter kris

• Fira, ta chansen att alla får uppleva att ni är igenom krisen där det går
• Följ upp, reflektera i grupp och per individ
• Utveckla krisplanen, håll den levande

Att bekräfta att krisen är över är viktigt. Människor reagerar på olika sätt här så att alla kan få prata av sig, reflektera och känna sig klara är ett sätt att bygga samman gruppen. Allt från en fest till individuella samtal kan ha sin plats.

Det är i kris och oroliga tider ditt ledarskap kan bli avgörande. En krisplan är ett verktyg då. Kunskap om hur du och andra människor reagerar i kris kan vara avgörande. Förbered dig. 

Krisplan
En krisplan ska svara mot de behov ni har. Säkerställa att kriser och händelser får så liten negativ verkan på er som möjligt, att er verksamhet fortsätter fungera och att medarbetare och andra som påverkas hanteras på ett bra sätt. Den kan se ut på olika sätt men ska vara enkel att öva på och följa när det blir skarpt läge. Det är vanligt att man vill kunna samla ett kristeam eller krisstab för att leda verksamheter i kris. Några exempel på rubriker som kan finnas i en krisplan är:

• Syfte med krisplaneringen – Vilken betydelse kan den få?
• Vad är en kris? - Exempel på situationer som kan hanteras med krisplanen.
• Prioriterade processer – Leveranser, serviceåtaganden, rapporter som måste fungera även under kris
• Krisorganisation – Vilka roller måste finnas under kris?
• Bemanning av processer – Hur bemannas olika insatser? Tydliga ansvar.
• Information, internt och externt – Finns krisen även i media? Vem har informationsansvaret? Hur informeras organisationen?
• Hantering av medarbetare – Vem har ansvaret att stötta medarbetare? Hur stöttas gruppchefer i sitt ledarskap? Vilka kan fortsätta bidra praktiskt?
• Rapportering – Hur ska verksamheten rapporteras under kris? Vem ansvarar för rapporteringen?
• Efter kris-hantering – Reflektera över krisen och krishanteringen. Uppdatera krisplanen. Läge att fira att krisen är övervunnen?

Av: Monica Halldin